Höhere Umsatzgrenzen:
Die bisherigen Umsatzgrenzen werden deutlich angehoben. Ab 2025 können Unternehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro (bisher 22.000 Euro) und im laufenden Jahr 100.000 Euro (bisher 50.000 Euro Prognose) nicht überschreitet.

Umstellung von Brutto- auf Nettoumsatzgrenzen:
Statt des Bruttoumsatzes zählt künftig der Nettoumsatz, also der Umsatz ohne Umsatzsteuer. Maßgeblich ist somit der reine Rechnungsbetrag exklusive Umsatzsteuer, was eine präzisere Grundlage zur Ermittlung der Umsatzgrenzen schafft.

Steuerbefreiung:
Ab 2025 gelten die Umsätze von Kleinunternehmern ausdrücklich als umsatzsteuerfrei. Zuvor wurde die Umsatzsteuer lediglich »nicht erhoben«. Für Kleinunternehmer ändert sich praktisch aber nichts: sie dürfen weiterhin keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen keine Voranmeldungen einreichen (Ausnahme EU-Kleinunternehmer siehe unten) und sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Wechsel zur Regelbesteuerung bei Überschreiten der Umsatzgrenze:
Künftig zählt nicht mehr die Prognose der Umsätze, sondern das tatsächliche Überschreiten der oberen Umsatzgrenze. Das bedeutet, dass Unternehmen keine Schätzung der voraussichtlichen Umsätze im laufenden Jahr mehr vornehmen müssen. Allerdings tritt die Regelbesteuerung künftig bereits unterjährig in Kraft, sobald der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro übersteigt. Die Kleinunternehmerregelung gilt also nicht mehr bis zum Ende des Kalenderjahres, sondern endet sobald die Umsatzgrenze überschritten wird. Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer berechnet und abgeführt werden muss.

Die bis zum Zeitpunkt der Überschreitung bewirkten Umsätze sind steuerfrei.

Die Frage, ab wann nach Überschreitung des Grenzwertes erstmalig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben ist, lässt der Gesetzgeber noch offen. Grundsätzlich sollte hier eine quartalsweise Voranmeldung abzugeben sein.

Erweiterter grenzüberschreitender Anwendungsbereich:
Ab 2025 gilt eine völlig neue Regelung für die EU-grenzüberschreitende Kleinunternehmerbesteuerung. Unternehmer aus anderen Mitgliedstaaten können dann nach den deutschen Vorschriften die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, während deutsche Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen wahlweise in anderen Mitgliedstaaten die dortigen Regelungen zur Kleinunternehmerbesteuerung nutzen können.

Bei Leistungsort im EU-Ausland:
Wenn ein deutscher Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat die dort geltende Kleinunternehmerregelung nutzen möchte, muss er in dem betreffenden Mitgliedstaat nach den dort geltenden Regelungen die Voraussetzungen eines Kleinunternehmers (§ 19a Abs. 1 Satz 3 Nr. 3 UStG) erfüllen.

Damit muss ab 2025 auch immer mit geprüft werden, wie die nationalen Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerbesteuerung in den anderen Mitgliedstaaten sind. Die Vorgaben über die Gesamtumsatzgrenze können von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat stark variieren. Mitgliedstaaten können hier eine nationale Umsatzgrenze von bis zu 85.000 EUR (25.000 EUR in Deutschland) festlegen.

Darüber hinaus ist die Teilnahme am Meldeverfahren nach § 19a UStG erforderlich. Diese kann über das BOP-Portal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) beantragt werden. Dabei wird vom BZSt für jedes teilnehmende Unternehmen eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) vergeben. Voraussetzung ist, dass die Umsatzgrenze im Gemeinschaftsgebiet von 100.000 Euro weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr überschritten wird, die Vorgaben des jeweiligen Mitgliedstaates zur Kleinunternehmerregelung erfüllt sind und der Unternehmer in keinem anderen EU-Mitgliedstaat für die Kleinunternehmerregelung registriert ist.

Unternehmer, die am Verfahren teilnehmen, müssen für jedes Kalendervierteljahr eine Umsatzmeldung abgeben. Diese ist innerhalb eines Monats nach Quartalsende elektronisch und im amtlich vorgeschriebenen Format an das BZSt zu übermitteln.

Rechnungen:
Künftig sind Kleinunternehmer verpflichtet, in ihren Rechnungen auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hinzuweisen (§ 34a Nr. 5 UStDV). Sie sind jedoch nicht verpflichtet E-Rechnungen auszustellen. Kleinunternehmer dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen“ (Papier, PDF etc.) ausstellen. Allerdings müssen sie E-Rechnungen empfangen können.