Bevor die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für die meisten inländischen Unternehmen im B2B-Wirtschaftsverkehr zum 1.1.2025 zur Pflicht geworden ist, hatte das BMF sein erstes Anwendungsschreiben am 15.10.2024 veröffentlicht. Weitere beabsichtigte Ergänzungen hat das BMF durch ein Entwurfsschreiben am 25.6.2025 zur Stellungnahme an die Verbände versendet. Die endgültige Version des Änderungs- bzw. Ergänzungsschreibens soll im Laufe des vierten Quartals 2025 veröffentlicht werden. Der Umsatzsteueranwendungserlass soll umfassend an die gesetzlichen Regelungen angepasst werden.
Fehler im ersten BMF-Schreiben werden in dem Entwurf korrigiert. Zu beachten ist danach, dass beschädigte Dateien, die als E-Rechnung versendet werden, eine sonstige Rechnung darstellen. Nur eine Rechnung, die dem Format EN 16931 entspricht, stellt somit auch eine E-Rechnung dar.
Die Regelungen zur E-Rechnung für Kleinunternehmen im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 sollen an die Änderungen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes angepasst werden. Für die freiwillige Nutzung einer E-Rechnung durch ein Kleinunternehmen in anderen als den zugelassenen Formaten benötigen diese die zumindest konkludente Zustimmung des jeweiligen Empfängers.
Ausweislich des Entwurfs soll eine Rechnungskorrektur der ursprünglichen Rechnung nicht erforderlich sein, wenn sich lediglich die Bemessungsgrundlage ändert, z. B. wegen Mängelrügen im Rahmen einer Bauabnahme. Wenn sich allerdings der Leistungsumfang oder der Leistungsgehalt ändern, soll eine Rechnungskorrektur erforderlich sein. Bei nachträglichen Entgelterhöhungen soll der gleiche Rechnungstyp genutzt werden, wie z. B. bei der Rechnungskorrektur.
Auch bei der E-Rechnung ist eine GoBD-konforme Aufbewahrung erforderlich. Selbst, wenn nur der strukturierte Teil der E-Rechnung einer 8-jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegt, ist der Bildteil GoBD-konform zu verwahren. Maßgeblich ist stets das Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.
Bei elektronischen Rechnungen ist entscheidend, dass sie im Originalformat gespeichert werden. Ein Ausdruck oder die bloße Ablage als PDF genügt nicht, wenn die Rechnung ursprünglich im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) übermittelt wurde. Nur so bleibt die Lesbarkeit und Nachprüfbarkeit dauerhaft gewährleistet.
Die Archivierung muss zudem revisionssicher erfolgen: also unveränderbar, nachvollziehbar dokumentiert und zuverlässig gegen Verlust gesichert. Ebenso wichtig ist, dass Rechnungen im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit kurzfristig bereitgestellt werden können.
Ein häufig unterschätzter Punkt ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie elektronische Rechnungen im Unternehmen empfangen, verarbeitet, gespeichert und im Bedarfsfall bereitgestellt werden. Eine klare Dokumentation schafft Transparenz, erleichtert den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit und ist ein nicht zu vernachlässigender Bestandteil der GoBD-Anforderungen.
Unser Rat: Prüfen Sie, ob Ihre Ablagestrukturen und IT-Systeme diese Anforderungen erfüllen – und ergänzen Sie dies durch eine sorgfältige Dokumentation Ihrer Prozesse. Wer rechtzeitig für ein geeignetes Verfahren sorgt, reduziert Risiken bei späteren Prüfungen und stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.